समय प्रबंधन क्या है ?और इसे कैसे इस्तेमाल करना चाहिए

प्रस्तावना / Introduction –

इंसान की उम्र अगर १०० साल की समझे तो हमारे जीवन में ३६५०० दिन उपलब्ध होते हे उसमे भी ऐसा समय होता हे हमारे जीवन में जिसको हम नहीं टाल सकते , जिसमे से सोने के लिए और खाना खाने के लिए हमें कम से कम ४० % समय देना पड़ता है। जब हम टाइम मैनेजमेंट के बारे में बात कर रहे हे तो इसका मतलब यह नहीं हे की यह केवल कॉर्पोरेट स्तर पर करने वाली चीज है इसे हम व्यक्तिगत स्तर पर भी कर सकते है।

टाइम मैनेजमेंट के बारे में ऐसा कहा जाता हे की जितना समय का मूल्य इंसान समझता हे उतना वह अपने जीवन में सफल होता है। साधारणतः हम देखते हे की समाज में ज्यादातर लोग अपना समय मनोरंजन जैसे चीजों के लिए बर्बाद करते है। ऐसा नहीं हे की मनोरंजन के लिए समय नहीं देना चाहिए, मगर हर चीज की प्राथमिकता कितनी रखनी हे यह हमें समझना होगा।

मैनेजमेंट यह बहुत ही विस्तृत विषय हे मगर टाइम मैनेजमेंट यह हमारे जीवन में सफल होने के लिए काफी मानत्वपुर्ण विषय हे जिसके लिए क्या आवश्यक हे और वास्तविकता में टाइम मैनेजमेंट क्या हे यह हम समझने की कोशिश करेंगे। हमारी सफलता और असफलता में टाइम मैनेजमेंट का काफी महत्त्व हे , इसलिए तो ऐसे कहा जाता हे की “टाइम इस मनी ” मगर वास्तविकता में पैसे हम कभी भी कमा सकते मगर बिता हुवा समय हमें कभी नहीं मिलता।

समय प्रबंधन क्या है / What is Time Management –

जीवन में सभी लोगो को बराबर दिन में २४ घंटे मिलते हे मगर ऐसा क्यों होता हे की कोई लोग इससे ज्यादा सफल होते हे और कोई कम सफल होते है, इसका एक महत्वपूर्ण कारन हे “टाइम मैनेजमेंट” समय का नियोजन सही तरीके से करना यही आपके मूल्य को बढ़ाने में महत्वपूर्ण होता है। टाइम मैनेजमेंट का अर्थ होता हे अपने समय का आयोजन करना और नियोजन करना, इसमें अपने समय को नियोजित रूप में प्राथमिकता से विभाजित करना होता है।

जिससे सही रूप से अपने समय का नियोजन करके ज्यादा से ज्यादा परिणाम हासिल करना जिसे हम सफलता कहते है वह सफलता आर्थिक रूप में हो सकती हे और मानसिक रूप में भी हो सकती है। ज्यादातर लोग अपने समय का मूल्य नहीं समझते और प्राथमिकता से समय का विभाजन नहीं करते जिससे वह जिस काम के लिए ज्यादा समय देना हे उसको वह समय न देकर दूसरे कम महत्त्व पूर्ण कार्य के लिए समय बर्बाद करते है।

हमारे जीवन में समय का प्रबंधन इतना जरुरी क्यों हे यह सफल लोगो को पता हे, उनके हर मिनट का और हर दिन का महत्त्व वह पैसे से करते हे मगर जो लोग समय का महत्त्व नहीं समझते वह समय का मूल्य समझते तो हे लेकिन वास्तविकता में उसका अनुकरण नहीं कर पाते इसलिए औसतन जीवन जीते है। ऐसा बोल सकते हे की बचा हुवा समय हमारे लिए क्यों जरुरी है ? इसका उत्तर हे हमारे लिए जो चीजे अर्जेंट होती हे वह गलत टाइम मैनेजमेंट का उदहारण है।

समय प्रबंधन का कौशल / Skills of Time Management –

आज के दौर में टाइम मैनेजमेंट का महत्त्व हम केवल व्यावसायिक तौर पर इस्तेमाल करते हे अथवा यह कह सकते हे की टाइम मैनेजमेंट का महत्त्व कंपनी के अधिकार वर्ग को पता होता है। टाइम मैनेजमेंट का इस्तेमाल जीवन में कोई भी कर सकता हे बस हमें अनुशासन से किसी भी आदत को विकसित करना होता है।

व्यावसायिक अभ्यासक्रम में यह स्किल सिखाया जाता हे मगर सामान्यतः यह स्किल सभी लोगो में विकसित नहीं होता और इसके लिए व्यावसायिक प्रशिक्षण लेना चाहिए इसका महत्त्व कोई नहीं समझता है। आज के इनफार्मेशन और टेक्नोलॉजी के युग में यह स्किल आप इंटरनेट के माध्यम से अपना सकते हे मगर इसमें सबसे महत्वपूर्ण बात हे इसको वास्तविकता में अनुकरण करना जो काफी मुश्किल होता है।

टाइम मैनेजमेंट स्किल विकसित करने के लिए उद्देश्य निर्धारित करना, नियोजन करना , प्राथमिकता निर्धारित करना और एक व्यवस्था बनाकर ऐसे उद्देश्य को वास्तविकता में उतारना यह टाइम मैनेजमेंट का उद्देश्य होता है। हमारे समय का सही इस्तेमाल करना यह जिसको समझमें आता हे वही जीवन में सफल होते है।

समय प्रबंधन का महत्त्व / Importance of Time Management –

इटालियन दार्शनिक परेटो के सिद्धांत की बात करे तो सामान्यतः हमारा ८० % समय २० % चीजों के लिए इस्तेमाल होना चाहिए जो प्राथमिकता में सबसे पहले है और २० % समय ८० % ऐसे कार्यो के लिए देना चाहिए जो प्राथमिकता में इतने महत्वपूर्ण नहीं है। इसलिए हमें परेटो के सिद्धांत के हिसाब से ऐसी चीजे पहचाननी होगी जो प्राथमिकता में और रिजल्ट के तौर पर आपको सफल बना सकती हे ऐसे चीजों पर ज्यादा समय निर्धारित करे।

हमारी समस्या यह के की हम समय का महत्त्व समझते हे मगर इसका नियोजन कैसे करना हे यह हमें नहीं समझमे आता और समय प्रबंधन को वास्तविकता में उतारने के लिए हमें अनुशासन की जरुरत होती हे जो समाज में बहुत सारे लोगो में नहीं होती और हम देखते हे की लोग अपना बहुत सारा वक्त ऐसे चीजों में बर्बाद करते है जो उनके विकास के लिए इतनी महत्वपूर्ण नहीं होती ।

भारत में हम देखते हे, लोग समय का महत्त्व समझते हे मगर खुद के समय का महत्त्व समझते हे दुसरो के समय की हमें कोई कीमत नहीं करते इसलिए जापान जैसे देश की तरह भारत में टाइम मैनेजमेंट का कल्चर प्रस्थापित नहीं होता। हमें पैसे से ज्यादा मूल्यवान दुनिया में कुछ भी नहीं हे यह हमें समझना होगा मगर हम समय से ज्यादा पैसे को महत्त्व देते है। हम किसी भी कंपनी में नौकरी करते हे इसका मतलब होता हे हम उस कंपनी को अपना समय बेचते हे और इसके बदले सैलरी प्राप्त करते है।

समय प्रबंधन और उद्देश्य / Time Management & Your Goals –

टाइम मैनेजमेंट के लिए उद्देश्य निर्धारित होना बहुत महत्वपूर्ण हे क्यूंकि बगैर उदेश्य के टाइम मैनेजमेंट किसी भी काम नहीं होता इसलिए चाहे आप व्यक्तिगत स्तर पर उद्देश्य निर्धारित कर रहे हो या किसी संघटन के लिए उद्देश्य निर्धारित कर रहे हो यह ध्यान में रखना होगा की अपने उद्देश्य को किसी सीढ़ी की तरह नियोजित करना होगा जिसमे हमारा मुख्य उद्देश्य और छोटे छोटे लक्ष निर्धारित करने होते है।

टाइम मैनेजमेंट के लिए उद्देश्य निर्धारित होने से हम वह कार्य पूर्ण होने के बाद कैसा होगा यह कल्पना कर सकते है समय सिमा निर्धारित करने से हम पार्किंसन के नियम के अनुसार वह लक्ष समय से पहले पूर्ण कर सकते है, अन्यथा हम समय की उपलब्धता के हिसाब से हमारे कार्य करके समय की बर्बादी करते रहते है।

हमारी उद्देश्य की वास्तविकता पर हमारी सफलता निर्धारित होती हे इसलिए जो उद्देश्य वास्तविकता में उतर सकते हे वही वही उद्देश्य निर्धारित करे तथा मुख्य उद्देश्य को पूर्ण करने के लिए छोटे छोटे उद्देश्य सीढ़ी कर तरह बनाकर समय का विभाजन प्राथमिकता से इन उद्देशो के लिए इस्तेमाल करे। इसके लिए हमें पहले नियोजन करते समय इन उद्देश्य की वास्तविकता पर अध्ययन करना होगा नहीं तो गलत उद्देश्य आपके समय की बर्बादी कर सकते है।

एकाग्रता और समय प्रबंधन / Concentration & Time Management –

समय प्रबंधन में उद्देश्य निर्धारित होने के बाद उस उद्देश्य को पूर्ण करने के लिए हमारे पास अनुशासन होना जरुरी हे जिससे हम किसी भी कार्य को एकाग्रता से पूर्ण करने के लिए प्रयास कर सके। क्यूंकि ज्यादातर बार हमारा स्वाभाव किसी भी कार्य करने के लिए टालता हे यह आदत ज्यादातर लोगो में पाई जाती हे जिसमे आदमी हर महत्वपूर्ण कार्य को बाद में करेंगे इस दृष्टिकोण से देखता हे यह हमें बदलना होता है।

इसलिए किसी भी कार्य को करने के लिए एकाग्रता होना जरुरी है। हमारे जीवन में कई सारी गतिविधिया चलती रहती हे जिससे हमारे सामने बहुत विचार आते हे जिससे हमारे उद्देश्य में बदलाव करने के विचार हमारे मन में आते रहते हे अथवा हमारा वातावरण हमारे विचारो को विचलित करते रहता हे इसलिए हमें हमारे उद्देश्य और टाइम मैनेजमेंट पर एकाग्रता से कार्य करना हमें सफलता तक पहुंचाता है।

मीटिंग्स और समय प्रबंधन / Meetings & Time Management –

कॉर्पोरेट क्षेत्र में बहुत बड़ा समय हमें मीटिंग्स के लिए देना पड़ता हे जिसमे कई सारा समय ऐसा होता हे जो हम नहीं बचा पाते और बर्बाद होता हे जिसमे कई बार जितने विषय मीटिंग के लिए निर्धारित किए गए हे वह विषय के अतिरिक्त दूसरी बातो पर समय जाता हे जिसको ज्यादातर कम्पनिया देख नहीं पाती और यह प्रक्रिया ऐसे ही चलती रहती है। व्यक्तिगत स्थर पर हम किसी से मीटिंग करते हे तो दोनों को एक दूसरे के समय का मूल्य समझना होता हे मगर वास्तविकता में ऐसा होता नहीं है।

किसी को देर तक इंतजार करना पड़ता हे जो भारत में यह बड़ी सामान्य रूप से देखने को मिलता है। हमारी मानसिकता यह होती हे की जिसको ज्यादा जरुरत हे अथवा जिसको इस मीटिंग से ज्यादा लाभ हे उसको अपने समय का बलिदान देना होगा। टाइम मैनेजमेंट में ऐसी चीजों को कोई जगह नहीं हे और इससे आपका रेपुटेशन ख़राब होता है। वास्तविकता में जो लोग सफल होते हे वह दूसरो के वक्त का आदर करना जानते है।

कॉर्पोरेट क्षेत्र में समय सिमा तय करने के बाद अगर कोई सदस्य समय पर उपलब्ध नहीं होता तो उसके लिए नहीं रुकना चाहिए अन्यथा अगले मीटिंग में यह नियम बन जाता हे इसलिए शुरुवाती मीटिंग्स में नियमो का अनुशासन से पालन करने के बाद अगले मीटिंग से ऐसे देर से आने वाले सदस्यों को समय पर आने का महत्त्व समझ में आएगा। तथा मीटिंग में जो विषय चर्चा के लिए निर्धारित किए गए हो उन्ही विषयो पर चर्चा होनी चाहिए।

पार्किंसन का समय विस्तार का नियम / Parkinson’s Law of Time Management –

पार्किंसन का नियम कहता हे की जितना मेहनत से आप किसी कार्य को करते हे तो उसका परिणाम बेहतर होता हे इसको वह नकारते है उनका मानना हे की जितना समय हम किसी कार्य को करने के लिए लेते हे उतना हम उस कार्य को समय के अनुरूप खींचते हे। इसके लिए हम किसी अथलेट्स का उदहारण देख सकते है जिसमे जो रिकॉर्ड बनते हे वह एक मानसिक स्तर होता हे जहा हम तय करते हे की इससे बेहतर समय में कोई यह स्पर्धा जित नहीं सकता।

हम किसी कार्य को करने के लिए एक घंटा समय देते हे तो आप उस कार्य को एक घंटे में पूर्ण करते है, अगर इसी कार्य को करने के लिए हम तीन महीना समय देते हे तो हम इस कार्य को करने के लिए अनावश्यक तरीके से जटिल करके पूर्ण करते है। यह सिद्धांत रखने का उद्देश्य पार्किंसन का यही था की किसी भी कार्य को पूर्ण करने के लिए सही समय सिमा कैसे निर्धारित करनी हे और पूर्ण क्षमता से किसी कार्य को कैसे पूर्ण करना है।

व्यक्तिगत तौर पर कहे अथवा कॉर्पोरेट स्तर पर किसी कंपनी में हम देखते हे की कई सारे कार्य करने होते हे जिसके लिए कोई ऐसे नियम अथवा मार्गदर्शन नहीं हे की कौनसा काम कितने समय में पूर्ण करे। इसलिए सभी लोग अथवा कम्पनिया अपने हिसाब से किसी भी कार्य को पूर्ण करने के लिए अपने अपने ज्ञान के आधार पर निर्धारित करती हे। जिसपर कपनी की सफलता अथवा किसी व्यक्ति की सफलता निर्धारित होती हे जो काफी मुश्किल कार्य हे, इसलिए पार्किंसन का नियम यह मार्गदर्शन करता है।

समय प्रबंधन के सिद्धांत / Principles of Time Management –

• प्राथमिकता / Prioritization ( using list )
• समय सिमा निर्धारण करना /Scheduling
• उद्देश्य निर्धारित करना / Goal Setting
• एकाग्रता / Concentration & Focus

समय प्रबंधन को प्रत्यक्ष रूप देना /Time Management in Practice

समय प्रबंधन में ऊपर दिए गए सिद्धांत पर टाइम मैनेजमेंट सम्पूर्ण रूप से आधारित है जिसमे किसी भी कार्य को टाइम मैनेजमेंट में करने के लिए प्राथमिकता की लिस्ट बनाना जरुरी होता हे अन्यथा हम जो कार्य महत्वपूर्ण नहीं हे उसपर पहले काम करके आवश्यक कार्यो के लिए समय नहीं देंगे। इसलिए हमें जो कार्य सबसे महत्वपूर्ण होते हे उसको प्राथमिकता में पहले लेना चाहिए।

किसी भी कार्य को समय सिमा में निर्धारित करके हम टाइम मैनेजमेंट के नियम के तहत किसी भी कार्य को पूर्ण कर सकते हे, इसके साथ उद्देश्य को निर्धारित करना होता हे जिसमे प्रमुख उद्देश्य के साथ छोटे छोटे उद्देश्य निर्धारित करने होते है। यह कार्य सफलता पूर्वक पूर्ण करने के लिए एकाग्रता और फोकस होना जरुरी होता है, जो समय प्रबंधन में काफी महत्वपूर्ण घटक होता है।

समय प्रबंधन में किसी भी कार्य को करने ऊपर दिए गए सिद्धांतो के प्रत्यक्ष रूप में लाने के लिए उसपर कार्यवाही याने एक्शन लेना जरुरी होता है जिससे जो समय सिमा हमने किसी कार्य को करने के लिए तय की हे उस समय सिमा से पहले यह कार्य पूर्ण करना हमारा लक्ष होता है।

समय प्रबंधन की विशेषताए / Features of Time Management –

• टाइम मैनेजमेंट में अपने उद्देश्य को निर्धारित करना यह सबसे महत्वपूर्ण घटक माना जाता है, यह आप व्यक्तिगत स्तर पर और कॉर्पोरेट स्तर पर भी कर सकते है।
• समय का विभाजन करके हम किसी उद्देश्य को करने के लिए समय का प्रबंधन कर सकते है जिसके लिए प्राथमिकता की लिस्ट कागज पर बनाना आवश्यक होता है।
• टाइम मैनेजमेंट में कार्यो को किसी एक व्यक्ति पर निर्भर न रहकर अलग अलग स्तर पर काम को विभाजित करना होता हे जिससे समय सिमा से पहले किसी काम को पूर्ण करना है।
• समय प्रबंधन के कारन किसी भी कार्य को सफलता पूर्वक पूर्ण करने में आसानी होती है और यह संसोधन से सिद्ध किया गया है।
• टाइम मैनेजमेंट यह पैसे से महत्वपूर्ण घटक इंसान के लिए होता हे क्यूंकि पैसा यह कभी भी कमाया जा सकता हे मगर समय एक बार गया तो उसे पुनः हासिल करना संभव नहीं होता।
• जो लोग सफल होते हे वह टाइम मैनेजमेंट की अहमियत समझते हे जो लोग टाइम मैनेजमेंट की अहमियत नहीं समझते वह साधारण जीवन जीते है।
• विकसित देशो में टाइम मैनेजमेंट की काफी अहमियत होती हे मगर भारत में इसका महत्त्व हमें समझना होगा क्यूंकि हम हमारा ज्यादातर वक्त ऐसे कार्यो में देते हे जिसमे कोई उत्पादकता नहीं होती उदा मनोरंजन ।

निष्कर्ष / Conclusion –

इस तरह से हमने समय प्रबंधन याने टाइम मैनेजमेंट के बारे में महत्त्व को समझने की कोशिश यहाँ की है, ऐसा नहीं हे की इस विषय के बारे में हमें पता नहीं हे अथवा इसके फायदे क्या हे यह हमें नहीं समझते। मगर जैसे स्वास्थ्य के बारे में हमें पता होता हे हमारी बुरी आदते हमारी सेहत को बिगाड़ सकती हे फिर भी हम उस पर ध्यान नहीं देते वैसे ही टाइम मैनेजमेंट करने से हमें सफलता मिल सकती है , मगर इसके लिए वास्तविकता में लाना काफी मुश्किल होता है।

जो लोग समय का मूल्य समझते हे वह अपने पुरे जीवन के समय का नियोजन करते हे जिससे हमें हमारे परिवार के लिए कितना समय देना चाहिए , बिज़नेस के लिए कितना समय देना चाहिए यह हम निर्धारित कर सकते है। जो समय हम टाइम मैनेजमेंट के माध्यम से बचाते हे उसका उपयोग हम अपने व्यक्तिगत विकास के लिए तथा खुद के विकास के लिए अतिरिक्त नियोजन कर सकते है।

सफल लोगो का अध्ययन करके यह सिद्ध हुवा हे की जितना आप सफल होते हे उतना आप समय का मूल्य अच्छी तरह समझते है। जो लोग समय का मूल्य नहीं समझते वह लोग जीवन भर समय की बर्बादी करते हे और अपने जीवन को और संकट में डालते है। इसलिए समय प्रबंधन के विषय में जीतनी जानकारी आप के सामने संशोधन करके पेश कर सकते है वह हमने कोशिश यहाँ की है।